不動産賃貸業のための会計ソフトの補助科目の効率的な使い方について

個人・法人を問わず、不動産賃貸業を営んでいると、日々の取引を記帳する必要があります。

記帳するためには、仕訳を行うことになりますが、仕訳で利用する勘定科目には、補助科目というものが設定できます。

この補助科目をどのように設定するかによって、記帳の効率や正確性が大幅に変わってきます。

今回は、不動産賃貸業のための会計ソフトの補助科目の効率的な使い方について確認していきます。

補助科目とは

会計ソフトには、補助科目というものが設定されています。

補助科目とは、勘定科目の中身をより細かく分類するための箱のことです。

例えば、「預り金」の勘定科目の中に、「社会保険料」、「源泉所得税」、「住民税」などの補助科目を設定することができます。

補助科目は必ず作成する必要はなく、あなた自身が使いやすいように自由に設定することが可能です。

仕訳時の補助科目の設定方法

補助科目は、勘定科目の内訳を管理するために設定します。

例えば、勘定科目「普通預金」の中に補助科目「Ａ銀行」、「Ｂ銀行」、「Ｃ銀行」と設定しておきます。

会計ソフト（弥生会計など）の仕訳の設定画面では、以下のように仕訳をすることになります。

借方	補助科目	貸方	補助科目	金額
普通預金	A銀行	売上高	（空欄）	100万円

借方	補助科目	貸方	補助科目	金額
支払利息	（空欄）	普通預金	B銀行	50万円

仮に補助科目を設定していない場合、すべての仕訳金額が「普通預金」に集計されてしまい、銀行別の普通預金残高が分からなくなってしまいます。

それを避けるために、銀行別のお金のやりとりが分かるように補助科目を設定します。

補助科目のデメリットについて

補助科目は、あなた自身が管理や分析を行うため設定するもので、どの勘定科目に設定するかは自由です。

ただし、補助科目を設定する勘定科目が増えるほど、補助科目の内訳を選択しなければならず、仕訳が大変になります。

また、補助科目を設定した勘定科目を管理しきれなくなり、本来補助科目を入力する箇所を空欄にしてしまい補助科目の集計額が不正確になり、そもそも補助科目を設定した意味がなくなる場合もあります。

【例】

借方	補助科目	貸方	補助科目	金額
普通預金	（空欄）	売上高	（空欄）	100万円

借方の補助科目が本来「A銀行」になるところ、補助科目の設定を忘れてしまった場合、「A銀行」の集計額が合わなくなります。

その場合、A銀行の通帳残高と補助科目「A銀行」の残高が合わなくなるので、調査が必要になり、その調査で膨大な時間を費やします。

このように補助科目を設定する勘定科目が多くなり過ぎると、設定しなかった場合より効率も正確性も落ちる可能性があります。

不動産賃貸業を営む場合に設定すべき補助科目

税理士事務所を経営していると、他の税理士事務所からの引継ぎで色々な補助科目の設定を見ることになります。

今回は、その中で私自身が感銘を受けて取り入れている補助科目の設定方法をご紹介します。

不動産賃貸業を営む場合に、補助科目を設定するのは以下の３つの勘定科目だけになります。

勘定科目	補助科目	備考
普通預金	A銀行	A、B、C銀行の預金口座の残高と補助科目の集計値が一致する
	B銀行
	C銀行
長期借入金	D銀行	D、E銀行の返済予定表の残高と補助科目の集計値が一致する
	E銀行
預り金	源泉所得税	従業員に給与を払っている場合のみ補助科目を設定する
	社会保険料
	住民税
	その他

色々補助科目を設定しても管理しきれなくなるため、補助科目を設定するのは、上記３つの勘定科目だけになります。

普通預金と長期借入金のそれぞれの補助科目の集計値は、預金通帳や返済予定表と突き合わせて正確性を確認することになりますので、補助科目で管理すると効率的です。

預り金は、従業員を雇った場合には補助科目を設定しておきましょう。

預り金のそれぞれの補助科目の集計値に異常値が出ている場合は、従業員の給料関係に影響が出てしまうので、早めに対処できるようにするためです。

賃借人の管理はエクセルで行う

補助科目で賃借人の家賃・預り敷金（入居時の賃借人の敷金）の管理を行なっている事例が散見されます。

しかし、賃借人の管理は会計ソフトの補助科目で管理するのではなく、エクセルなどの表計算ソフトで管理する方が効率的です。

補助科目は少数で変更が少ないものの管理には適していますが、賃借人は随時変更がありえますし、不動産賃貸業を続けていくと賃貸物件数の増加していくため、管理しきれなくなっていきます。

さらに補助科目を家賃・預り敷金に設定した場合、管理するために必要な情報が分散されてしまい分かりにくくなってしまいます。

例えば、A建物の101号室の佐藤さんの家賃・預り保証金を調べようと思うと２つの補助科目を精査しなくてはいけなくなります。

そこで、補助科目ではなく、エクセルなどの表計算ソフトで、「賃貸収入の月別・人別の管理表」を作成することをお勧めします。

【イメージ】

物件名	号室	契約期間	賃借人	1月分	2月分	…	12月分	預り敷金	備考
A建物	101号室	R6.12.1～R8.11.30	佐藤	10万	10万	…	10万	10万
A建物	102号室	R7.4.4～R9.4.3	鈴木	10万	11万	…	11万	20万	R7.2より家賃変更
B建物	401号室	R7.10.1～R9.9.30	関根	25万	25万	…	25万	50万	区分 管理費〇円 修繕費〇円

「賃貸収入の月別・人別の管理表」の記載項目には、物件名、号室、賃借人名、月次の家賃の回収状況だけでなく、契約期間、預り敷金の金額の欄を必ず作成してください（更新時や解約時などに賃借人の情報を確認するのに便利なため）。

１つのエクセルに1年ずつのタブ（エクセルの左下のSheet１、Sheet２のところ）を作り、そこで年度別の「賃貸収入の月別・人別の管理表」を作成すれば、どんな事態でも対応できます。

補助科目で賃借人の情報を集めるのはかなり大変な作業になります。

更新時や退去時、又は滞納している賃借人がいつから滞納しているのかなどを調べる際には、エクセルの管理が非常に有効になりますので、ぜひ「賃貸収入の月別・人別の管理表」を作成してください。

礼金・更新料の補助科目の設定について

売上高の中に補助科目で礼金・更新料を設定している事例をよく見ます。

礼金・更新料は頻繁に発生するものではなく、売上高の総勘定元帳（１つの１つの取引の集計表のこと）の摘要欄を見ると、礼金・更新料の詳細が確認できるため補助科目の設定は必要ないでしょう。

ただし、賃貸物件が多くなってきて、礼金・更新料の集計金額が大きくなってきた時は、管理を精密にするために家賃収入と礼金・更新料の分離が必要になるでしょう。

その際は、補助科目の設定ではなく、勘定科目の変更で対応しましょう。

勘定科目を「売上高」の1本から、「家賃売上高」、「礼金・更新料売上高」の2本に変更することになります。

勘定科目の分離で対応すれば、補助科目を設定しなくて済むので、仕訳が簡単になります。

なお、勘定科目の変更は、会計ソフトの決算書などの紐づけが途切れてしまう原因になりますので、変更時は細心の注意を払いましょう。

また、期中の変更だと不具合が生じますので、必ず期首の変更を心掛けましょう。